Die Datenbank ist also angelegt und die Daten sind eingegeben. Jetzt wollen wir aber auch belohnt werden für unsere Mühe.

Hinweis: Die folgenden Beschreibungen zur Auswertung von Datenbanken beziehen sich auf das Access-Programm von Microsoft. Die Beispieldaten der Adress-Datei entspringen meiner "blühenden" Phantasie.

Eventuell hat man die Adressen wild durcheinander eingegeben und nicht nach dem Nachnamen geordnet. Das sähe dann z.B. so aus:

Macht nichts. Einfach die Spalte mit den Nachnamen mit der rechten Maustaste anklicken, im aufklappenden Fenster "Aufsteigend" wählen und schon geht's schön ordentlich von A bis Z. Andersrum funktioniert's auch: Die Reihenfolge wird von Z (oben) nach A (unten) umgedreht. Natürlich werden bei diesen Wechselspielchen alle anhängenden Daten "mitgenommen". Das gäbe ja auch ein schönes Chaos, wenn Ihr Zahnarzt Dr. Bohrer plötzlich eine andere Adresse und Telefonnummer hätte.

Bei mehreren identischen Nachnamen sollte noch ein zweites Feld zur Sortierung bestimmt werden. In der Regel wird das der Vorname sein. Danach stünde im obigen Beispiel endlich auch die Famile Pudel in Reih und Glied. Bei kleinen Datenbanken behalten Sie wahrscheinlich auch ohne diese zusätzliche Sortierung den Überblick. Aber stellen Sie sich mal ein dickes Telefonbuch mit Tausenden von Müller und Meyer vor. Wenn dann nicht zusätzlich nach dem Vornamen sortiert wäre, wäre solch eine Auflistung praktisch unbrauchbar.

Um eine unsortierte Liste nicht dauernd nach Nach- und Vornamen neu sortieren zu müssen, kann ein sogenannter Primärschlüssel für die entsprechenden Felder angelegt werden. Dann würden auch neue Eingaben gleich richtig einsortiert.